Print  

Engaging Ideas Newsletter • Spring 2010 • Volume 7, Issue 3 Topic of the month: Process Improvement

Process Improvement
 
Κατά τη διάρκεια του περασμένων 2 ετών πολλά πράγματα έχουν αλλάξει στην παγκόσμια οικονομία. Αυτές οι αλλαγές έχουν επηρεάσει δραματικά το ανθρώπινο δυναμικό ανά τον κόσμο. Σκεφτείτε κατά πόσο είναι διαφορετική η εργασία σας σήμερα από ότι ήταν μήνες πριν. Οι αλλαγές μπορεί να περιλαμβάνουν την ανάληψη πρόσθετων καθηκόντων, ή και σημαντικές όπως μια ολοκληρωτικής στροφή στη καριέρα σας. Ανεξάρτητα από τις αλλαγές που πρόκειται να συμβούν, θα καλείστε πάντα να είστε αποδοτικός στην εργασία σας. Αν είστε μάνατζερ, καλείστε να αλλάξετε κάνοντας υπερβάσεις και να πετύχετε αποτελέσματα στο νέο περιβάλλον της αγοράς και να μεταφέρετε αυτή τη νοοτροπία και στους εργαζόμενους. Αν είστε εργαζόμενος καλείστε να δεχτείτε την αλλαγή και να διατηρήσετε την παραγωγικότητά σας. Το τρέχον Newsletter Ιδέες Δέσμευσης ασχολείται συγκεκριμένα με τις προκλήσεις της αλλαγής στο σημαρινό εργασιακό & επιχειρηματικό περιβάλλον.
line
 

Προσαρμογή για τη Διαχείριση τής Αλλαγής

Σε όλη τη σταδιοδρομία μας, οι ρόλοι μας στην εταιρεία όπως και οι ευθύνες αλλάζουν. Το ηγείστε των ομάδων όπως και να καθοδηγήσετε συναντήσεις και η επικοινωνία του οράματος και της αποστολής αποτελούν προκλήσεις που αντιμετωπίζουμε καθώς η επαγγελματική μας σταδιοδρομία βρίσκεται σε πρόοδο. Σε αυτό το ταχέως μεταβαλλόμενο επαγγελματικό τοπίο, η ικανότητα να προσαρμοστείτε αληθινά μπορεί να είναι περισσότερο σημαντική από οποιαδήποτε άλλη δεξιότητα στον προσδιορισμό της μακροχρόνιας συνεπής επιτυχίας μας.

Ρυθμίστε τις προσδοκίες. Ίσως αυτή η προώθηση δεν πρόκειται να συμβεί αυτό το χρόνο μετά από όλα αυτά. Ίσως δεν πρόκειται να δίνετε αναφορές στο ίδιο άτομο, ούτε να διευθύνετε επακριβώς με τις ίδιες ευθύνες. Προσαρμόστε τις προσδοκίες σας  χωρίς να τις μειώσετε, αν είναι εφικτό. Εστιάστε σε στόχους που είναι υπό έλεγχο.

Οικοδομήστε σχέσεις και δίκτυα. Αυτή είναι μια συναρπαστική και επιβραβευτική στρατηγική για την προσαρμογή στην αλλαγή. Ας υποθέσουμε ότι αυτή η αλλαγή βρίσκεται γύρω από τη γωνία. Ποιον θα θέλατε να γνωρίσετε ή να γνωρίσετε καλύτερα αν εκείνη η αλλαγή συνέβαινε; Ξεκινήστε σήμερα να αναπτύξετε αυτές τις σχέσεις και οικοδομήστε ένα ευρύτερο δίκτυο υποστήριξης και ενθάρρυνσης.

Εξασκηθείτε στην υπομονή. Όταν φτάνει η στιγμή της αλλαγής, πολλές φορές θέλουμε να την ξεπεράσουμε και να προχωρήσουμε όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Ο κύκλος της αλλαγής στο εργασιακό περιβάλλον συχνά διαρκεί περισσότερο από ότι περιμένουμε. Η αλλαγή πρέπει να γνωστοποιείται και να ολοκληρώνεται, και χρειάζεται να υπάρξει μια περίοδος προσαρμογής όλων των παρακείμενων οργανωτικών λειτουργιών. Τα άτομα, επίσης, χρειάζονται χρόνο για να προσαρμοστούν στο μεταβαλλόμενο εργασιακό περιβάλλον.

Να είστε τολμηροί. Πάρτε την αλλαγή ως πρόκληση. Ξεκινήστε δυναμικά για τον σχεδιασμό και την προετοιμασία, εμπλέξτε και τους άλλους στη διαδικασία και χαρτογραφήστε τις ευκαιρίες & τους νέους επαγγελματικούς ορίζοντες που ενδεχομένως να εμφανιστούν ως αποτέλεσμα της αλλαγής. Στηριχτείτε στη θαρραλέα σας πλευρά.

Εξασκηθείτε στην εποικοδομητική δυσαρέσκεια. Αντί να προσκολλάτε στα καθιερωμένα (status quo), ρωτήστε τον εαυτό σας. "Πώς θα μπορούσα να αλλάξω για το καλύτερο;" Αντί να εκφράζετε τη δυσαρέσκειά σας με καταστροφικό τρόπο, υπονομεύοντας τις προσπάθειες για αλλαγή, αναζητήστε τρόπους με τους οποίους το υφιστάμενο σχέδιο και η διαδικασία τής αλλαγής θα μπορούσαν να λειτουργήσουν ακόμη καλύτερα.

Προσπαθήστε να κάνετε κάτι καινούργιο κάθε μέρα. Μόλις βγαίνουμε έξω από τη ζώνη άνεσής μας, έχουμε την τάση να δημιουργούμε μια νέα ζώνη όσο πιο γρήγορα γίνεται. Ποιο είναι το νόημα το να γκρεμίζετε παλιούς τοίχους μόνο και μόνο για να φτιάχνετε νέους; Προκαλέστε τον εαυτό σας να δοκιμάσετε τουλάχιστον ένα νέο τρόπο για να προσαρμοστείτε στην αλλαγή κάθε μέρα. Κάντε μια θετική και παραγωγική προσπάθεια.

Ζητήστε ανατροφοδότηση. Ορισμένοι στον οργανισμό μπορεί να έχουν συνολική εικόνα για τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να προσαρμοστείτε καλύτερα στην αλλαγή. Κατανοήστε πώς οι άλλοι αντιλαμβάνονται το πόσο καλά έχετε προσαρμοστεί στην αλλαγή. Την περίοδο της αλλαγής είναι κρίσιμο να χτίσετε γέφυρες, όχι τοίχους. Υπάρχουν φορές που θα πρέπει να είστε θετικοί στις νέες ιδέες και όχι προσκολλημένοι στο παρελθόν.

line
 

Οι Προκλήσεις της Δέσμευσης στην Αλλαγή

Κάθε φορά που κάτι σημαντικό αλλάζει σε έναν οργανισμό, το αποτέλεσμα είναι νέες προκλήσεις. Μερικές από τις προκλήσεις που δημιουργούνται είναι προσωπικές, ορισμένες παρουσιάζονται σε επίπεδο ομάδων εργασίας, και άλλες στο σύνολο του οργανισμού. Για την επίτευξη της δέσμευσης  στην υλοποίηση αλλαγών, θα  πρέπει να κατανοήσουμε τις προκλήσεις και να προετοιμαστούμε για να τις αντιμετωπίσουμε με επαγγελματισμό και αυτοπεποίθεση.

Οι αλλαγές δημιουργούν γενικά κάποια μορφή αντίστασης. Συχνά τα άτομα αισθάνονται ότι χάνουν τη δύναμή τους, την αυτονομία ή τους πόρους εξαιτίας των αλλαγών στο επαγγελματικό τους περιβάλλον. Ως εκ τούτου, τείνουν να μένουν προσκολλημένοι στο status quo. Ως μέλη ομάδας που αντιμετωπίζει την αλλαγή, ο ρόλος μας είναι να προκαλέσουμε τους εαυτούς μας και να πείσουμε τους άλλους να μειώσουν την αντίστασή τους και να εστιάσουν στα θετικά αποτελέσματα.

Μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για την δέσμευση στην αλλαγή είναι απλά να κάνετε τους ανθρώπους να παίρνουν στα σοβαρά την ίδια την αλλαγή. Κατά την περίοδο των αλλαγών, τα άτομα παίρνουν μια στάση του τύπου "βλέποντας και κάνοντας" - ούτε αγκαλιάζουν τις αλλαγές αλλά ούτε και αντιστέκονται σε αυτές. Η πρόκλησή μας είναι να εμπνεύσουμε τόσο τους εαυτούς μας όσο και τους άλλους να αγκαλιάσουν τις αλλαγές, να τις υποστηρίζουν και ακόμη να γίνονται πρωταθλητές για αυτές.

Η αλλαγή δημιουργεί συχνά άγχος. Τα άτομα είναι περισσότερο πιθανό να αγκαλιάσουν την αλλαγή, και οι ομάδες λειτουργούν με περισσότερη επιτυχία όταν το άγχος βρίσκεται σε χαμηλά επίπεδα.  Η πρόκλησή μας στην ελαχιστοποίηση του άγχους είναι να κατανοήσουμε το πλάνο αλλαγής, να εκφράσουμε το επίπεδο της δέσμευσής μας στο πλάνο, και να αναγνωρίσουμε ότι το πλάνο και ο ρόλος μας σε αυτό θα εξελίσσεται κατά τη διάρκεια της αλλαγής.  

Η αλλαγή στον οργανισμό μπορεί να δημιουργήσει βλάβες στην οργανωτική συνεργασία. Κατά τη διάρκεια της αλλαγής, οι οργανισμοί συχνά παρατηρούν το "silo effect" μεταξύ των τμημάτων, των λειτουργιών και των ομαδικών εργασιών. Αυτό συμβαίνει όταν οι ομάδες αρχίζουν να λειτουργούν ανεξάρτητα από τα τμήματα ή τις ομάδες των οποίων οι αρμοδιότητες επικαλύπτονται με τις δικές τους. Η συνεργασία και η επικοινωνία βρίσκονται στο ελάχιστο επίπεδο. Ως συμμετέχοντες σε οργανωτικές αλλαγές, υφιστάμεθα πρόκληση να γκρεμίσουμε αυτούς τους τοίχους και να οικοδομήσουμε γέφυρες συνεργασίας μεταξύ των οργανωτικών λειτουργιών.

Όταν το εργασιακό περιβάλλον αλλάζει, δημιουργείται συνήθως σύγχυση ως προς τις προτεραιότητες. Αν, για παράδειγμα, πάρουμε έναν νέο μάνατζερ, ποια θα θεωρεί ως η πιο σημαντική προτεραιότητα; Αν θέλουμε να βγούμε από την αλλαγή με επιτυχία, πού πρέπει να επικεντρωθούμε πρώτα; Η πρόκληση αυτή ικανοποιείται μέσω προσεκτικού και εμπεριστατωμένου σχεδιασμού.  

line
 

Ηγεσία Αλλαγής  Χωρίς Εξουσία

Κατά τις περιόδους αλλαγής, μερικές φορές σκεφτόμαστε πολύ μελλοντικά.  Εάν επιτρέψουμε στον εαυτό μας να εμπλακεί σε σκέψεις του τύπου "τί και αν" θα χάσουμε τον έλεγχο του σήμερα. Υιοθετήστε τις αλλαγές "κάθε μια τη φορά", και η διαδικασία θα φαίνεται λιγότερο δυσβάσταχτη.

Δημιουργήστε το χειρότερο δυνατό σενάριο. Δεν έχουμε πραγματικά προετοιμαστεί για να αντιμετωπίσουμε την αλλαγή αν δεν σχεδιάσουμε  το χειρότερο σενάριο.  Πάντα να αναρωτιέστε, ποιο είναι το χειρότερο που θα μπορούσε να συμβαίνει για μένα ως αποτέλεσμα αυτής της αλλαγής; Εξετάστε κατά πόσο η αλλαγή μπορεί να σας ωθήσει πέρα από τις δυνατότητές σας, κατά πόσο θα μπορούσε να δημιουργήσει αρνητικές συνέπειες με τους μάνατζερ και τα μέλη της ομάδας, και πώς θα μπορούσε να εξαντλήσει την ενέργεια και την παραγωγικότητά σας.

Ετοιμαστείτε να το αποδεχτείτε. Αυτό δεν σημαίνει να πούμε στον ευατό μας ότι ό,τι είναι να γίνει θα γίνει. Αυτό σημαίνει ότι απαιτείται λεπτομερής σχεδιασμός για το χειρότερο σενάριο. Είναι το ίδιο είδος  σχεδιασμού που χρειάζεται για τη διαχείριση κρίσεων. Ίσως να μην γίνει μια καταστροφή που να απαιτεί αυτό το επίπεδο της προετοιμασίας, αλλά αν συμβεί, θα είστε έτοιμοι.

Σχεδιάστε τη βελτίωση μιας κατάστασης προς αποφυγήν του χειρότερου σεναρίου. Πρέπει να είμαστε πρόθυμοι να βγάλουμε την ενέργεια και τους πόρους μας στην προσπάθεια. Εξετάστε όλους τους πιθανούς τρόπους για την αποφυγή του χειρότερου αποτελέσματος. Κατά τη διαδικασία σχεδιασμού, εξετάστε την επικοινωνία, τη διευθέτηση της ομαδικής προσπάθειας, και την προληπτική παρέμβαση.

Κρατηθείτε δραστήριος. Μερικές φορές η αλλαγή μας δίνει την αίσθηση της επιβράδυνσης, μας αποδιοργανώνει και μας αφήνει χωρίς κίνητρα. Ιδιαίτερα σε τέτοιες περιόδους στην καριέρα μας θα  πρέπει να εκμαιεύσουμε όσο το δυνατόν περισσότερη ενέργεια και να συνεχίσουμε να δουλεύουμε. Μια τέτοια στάση δεν θα μας βοηθήσει μόνο να λύσουμε τα προβλήματά μας, αλλά θα ενισχύσει επίσης την εικόνα για εμας στον οργανισμό σε μια κρίσιμη περίοδο.

Συνεργαστείτε με το αναπόφευκτο. Δεν μπορούμε να αποφύγουμε ή να αποτρέψουμε την αλλαγή. Είναι ένα μέρος των όσων κάνουμε στην καριέρα μας. Όταν το υπενθυμίζουμε αυτό στο εαυτό μας, δεν χάνουμε χρόνο και δεν σπαταλάμε πόρους αλλά και τα αποθέματα αυτοπεποίθησης μας για την  καταπολέμηση μίας αναπόφευκτης αλλαγής.

Κάντε το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε. Ο πιο θεμελιώδης κανόνας του επαγγελματισμού των επιχειρήσεων είναι να κάνετε το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε κάθε φορά. Αυτό μας παρακινεί εσωτερικά, οδηγώντας τις προσπάθειές μας μέσα από οποιαδήποτε αλλαγή που αντιμετωπίζουμε. Με όποιον τρόπο τελειώσει η αλλαγή έχοντας αντίκρισμα στην καριέρα μας, θέλουμε να είμαστε σε θέση να πούμε στους άλλους και στον εαυτό μας ότι κάναμε το καλύτερο δυνατό.

Κάντε τον ενθουσιασμό μέρος της εργασίας σας. Ποιοι είναι οι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ενισχύσετε τον ενθουσιασμό σας σχετικά με την εργασία σας; Πώς θα αποκτήσετε κίνητρα; Τί μπορείτε να κάνετε για να βεβαιωθείτε ότι δίνετε την ενέργεια που μπορείτε να δώσετε στην εργασία σας; Κατά τη διάρκεια των περιόδων αλλαγής χρειαζόμαστε τόσο πολύ ενθουσιασμό όσο μπορούμε να επιστρατεύσουμε.  Όταν είμαστε ενθουσιασμένοι μπορούμε να δουλεύουμε καλύτερα, γρηγορότερα και με λιγότερα. Βιώνουμε περισσότερη απόλαυση και αισθανόμαστε  μια αίσθηση ολοκλήρωσης από την εργασία μας.

 

Πίσω

 
 

100-102 Papanikoli Street ,, 15232 Chalandri,, Athens, GR
P:+30 210 6779129

Follow us on

 
© 2017 Dale Carnegie & Associates, Inc.. All Rights Reserved.
Ο ιστότοπος σχεδιάστηκε και αναπτύχθηκε από Americaneagle.com